Noleggio tradizionale o costo copia? Cosa conviene nel noleggiare una fotocopiatrice

Uffici e aziende necessitano di stampanti o fotocopiatrici per poter riprodurre ed archiviare i propri documenti, stampare email, e molto altro ancora.

L’utilizzo dei macchinari però alla lunga potrebbe incidere molto sui costi fissi, facendo lievitare di molto le spese mensili. Difatti la carta, le cartucce, la corrente elettrica, e anche la manutenzione che le stampanti multifunzione richiedono periodicamente hanno dei costi non indifferenti.

Ecco perché molto spesso le aziende preferiscono adottare la formula del noleggio o quella del costo copia, che risulta nella maggioranza dei casi la soluzione più conveniente.

Anche se simili le due formule presentano alcune differenze sostanziali, che cercheremo di spiegare in questa guida.

Differenza tra noleggio tradizionale o costo copia

Per costo copia si intende l’incidenza che le stampe e le copie in bianco e nero o a colori rappresentano per la spesa di gestione di ogni stampante o fotocopiatrice. Per intenderci meglio bisogna considerare il costo delle cartucce, dei toner, del tamburo di stampa, della carta e del numero medio di stampe che vengono effettuate in un mese.

Queste ultime si calcolano prendendo come riferimento il periodo del contratto di noleggio, nel caso venga scelta questa formula, oppure il ciclo di vita dell’apparecchio.

Il costo copia può quindi variare sensibilmente in base al tipo di stampante utilizzata e all’utilizzo che se ne deve fare, al costo del toner e alla vita media dell’apparecchio.

Di contro il noleggio di una stampante multifunzione prevede già nel contratto di affitto i costi di gestione dell’apparecchiatura, che comprendono sia il rifornimento di cartucce e toner originali, sia l’assistenza in caso di guasti e problematiche generali.

Con il noleggio è possibile infatti risparmiare fino al 30% rispetto a quello che si spenderebbe normalmente, ed è possibile fatturare il 100% dei costi sostenuti nell’intero anno.

Convenienza del noleggio di una fotocopiatrice

Molti negozi mettono a disposizione anche il servizio di noleggio di fotocopiatrici, offrendo soluzioni convenienti per qualsiasi tipo di azienda.

È possibile infatti noleggiare qualsiasi tipologia di stampante pagando un canone mensile, che di solito oscilla tra le 20 e le 80€, in base al tipo di macchinario che si intende utilizzare. Nella formula sono compresi diversi vantaggi, tra cui il rifornimento di cartucce e toner originali, assistenza tecnica, e garanzia in caso di guasto del macchinario.

Il contratto di noleggio ha spesso una durata che viene concordata preliminarmente alla firma del contratto, e i macchinari messi a disposizione sono sempre nuovi e di ultima generazione.

Chi affitta una stampante multifunzione infatti può scegliere tra un’ampia gamma di macchinari di ultima generazione, ognuno adatto a soddisfare specifiche esigenze, e il cui canone mensile varia in base a marca e modello.

A fronte di ciò risulta evidente che se un’azienda necessita di effettuare molte copie al mese, il noleggio appare la via migliore e più conveniente da affrontare.
Nel tempo la spesa viene ammortizzata e vengono eliminati quei costi fissi che spesso fanno lievitare i conti.

Conclusioni

Scegliere tra noleggiare un stampante o affrontare i costi derivanti dalla stampa è una scelta che va fatta in base a determinate esigenze, come ad esempio il numero di copie che si prevede di fare durante il mese, e quindi tutte le spese che questo comporta.

Appare quindi ovvio che se le stampe da fare sono poche allora il costo copia è la via migliore, mentre potrebbe non essere vantaggioso per le grandi aziende che invece producono diverse migliaia di stampe al mese, il cui noleggio invece appare la via più sensata.